Ein Prozess besitzt mehrere Arbeitsschritte in dem ein Input in einen Output erzeugt wird. Außerdem tritt er wiederkehrend auf.

In diesem Artikel geht es darum die Prozesse zu dokumentieren und zu verbessern. Digitalisierung ist als Schlagwort zwar ziemlich verbreitet, es hat aber keine allgemeingültige Definition. Aus meiner bisherigen Erfahrung wird mit dem Begriff die Unterstützung von Prozessen durch Informationstechnik beschrieben. Das werden wir hier weiter vertiefen.

Warum sind Prozesse für die Ideenfindung relevant?

Prozesse bilden unsere Linienarbeit ab, also alle wiederkehrenden Tätigkeiten. Vielleicht sind die Arbeitsschritte Ihrer täglichen Arbeit nicht als Prozess dokumentiert, Prozesse sind sie trotzdem. Mit unseren bahnbrechenden, neuen Ideen beeinflussen wir immer Prozesse. Wir verbessern mit unseren neu entwickelten Pfannen den Prozess der Essenszubereitung. Mit unserer Meditations-App sorgen wir dafür, das die Schritte der Meditation einfacher werden und die Benutzer auch zu Hause ein angenehmes Erlebnis erhalten.

Aus diesem Grund sind Prozesse wichtig bei der Ideenfindung. Im seltensten Fall wird unsere Idee komplett neu sein. Meistens handelt es sich um Verbesserungen oder Erweiterungen bestehender Prozesse. Nehmen wir einen analogen Bestellprozess. Ein Optiker bestellt neue Brillen per Telefon oder Post. Wir gestalten den Prozess um und schaffen eine digitale Bestellmöglichkeit für den Optiker, so das er die gewünschten Produkte direkt aus seinem Programm bestellen kann, mit dem er seine Kunden und Messungen verwaltet. Der geschaffene Mehrwert ist gewaltig, die Digitalisierung ist neu aber eben nicht etwas komplett neues, wie ein noch nie dagewesenes Geschäftsfeld.

Interessanterweise kann ein bestehender Prozess der einen Branche als neuartig und disruptiv in der anderen Branche wahrgenommen werden. Der Blick über den Tellerrand ist für wirkliche Innovationen sehr wichtig.

Wie dokumentieren wir Prozesse?

Der führende Branchenstandard für die Prozessdokumentation ist die Business Process Model Notation, kurz BPMN. Sie gibt eine grafische Spezifikation ab, um Prozesse zu dokumentieren. Schauen wir uns einen sehr einfachen Prozess mit ein paar Elementen aus BPMN an.

Selbst ohne Kenntnisse von BPMN kann man schon erahnen wie der Ablauf des Prozesses ist. Hier die einzelnen Elemente erklärt. Der Prozess wurde mit dem kostenlosen, sehr empfehlenswerten Camunda Modeler modelliert.

Es gibt noch ein paar weitere Elemente. BPMN 2.0 gibt nicht nur Auskunft über das Aussehen der Elemente (Notion), sondern auch wie sie kombiniert werden können (Syntax) und was sie bedeuten (Semantik). Außerdem wird auch der Austausch von einem Werkzeug zu einem anderen geregelt (XML-Dateiaustausch).

Als Projektleiter macht es Sinn sich wenigstens rudimentär mit BPMN auszukennen. Mit unseren Projekten ändern und etablieren wir Geschäftsprozesse. Sie begleiten uns somit ständig und bieten uns ein besseres Verständnis unserer Kunden-Anforderungen.

Prozesse mit IT unterstützen

In der heutigen Zeit gibt es wenig, dass ohne Computer läuft. Als Erstes wird bei den meisten Arbeitnehmern der Computer hochgefahren. Ihr privates Smartphone ist wahrscheinlich direkt nach dem Aufwachen in der Hand, da hier der Wecker deaktiviert wird. Das sind nur kleinere Indizien für die allgegenwärtige IT-Unterstützung.

Prozesse bilden Arbeitsschritte ab, die ausgeführt werden. Bei einem Bestellprozess erhalten Sie eine Anfrage vom Kunden, dieser wurde beispielsweise vom Online-Shop an Sie per E-Mail geschickt. Sie müssen nun alle Artikel zusammenstellen, verpacken und eine Rechnung generieren. Dieser Prozess ist schon ganz in Ordnung. Meistens gibt es aber noch etwas zu optimieren. Hier steht insbesondere der Nutzen im Vordergrund aber auch Medienbrüche zu vermeiden. Ein Medienbruch entsteht beispielsweise wenn Sie von einem Medium wie dem Online-Shop auf ein anderes wechseln, wie den Ausdruck der E-Mail. Die Informationen, die Sie ab hier separat pflegen, sind für das System nicht mehr sichtbar. Auch Informationen die vorher digital eingetragen wurden und nun noch einmal abgetippt werden, stellen einen Medienbruch dar. Was könnten wir an dem Prozess verbessern?

Eleganter könnte der Prozess ablaufen, wenn die Online-Bestellung gleich digital in Ihrem Warenwirtschaftssystem verarbeitet werden würde. Sie sehen sofort alle Warenbestände und wo diese liegen. Ein Mitarbeiter kann nun die einzelnen Artikel mit seinem Tablet ablaufen und die Artikel zusammenstellen. Er hakt die Bestellung auf dem mobilen Gerät ab und ordert damit eine Abholung durch den Paketversand. Somit verschwindet der Medienbruch und wir haben sogar ein kleines Stück Automatisierung erhalten.

Automatisierung

Informatiker versprechen sich vom Prozessmanagement eine Automatisierung oder Verschlankung von Prozessen. Arbeitsschritte sollen eliminiert oder verbessert werden. Eine Automatisierung von Prozessschritten kann beispielsweise durch Programme oder Maschinen erfolgen, die Prüfprozesse übernehmen. Ein Gespann aus Fachkraft, Programmierer und Prozessmanager hat sich in meinem Alltag am besten bewährt. Ein gutes System für die Zusammenarbeit an der Automatisierung sind Workflow-Management-Systeme.

Der Begriff „Workflow“ bedeutet im Deutschen auch „Arbeitsablauf“, der die Abfolge von Arbeitsschritten definiert, die notwendig sind, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Die Definition vom Workflow Management Coalition: „The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules.“

Ein Workflow ist die vollständige oder teilweise Automatisierung eines Geschäftsprozesses, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben nach bestimmten Verfahrensregeln von einem Beteiligten an einen anderen weitergegeben werden.

Ein Geschäftsprozess und ein Workflow hängen eng zusammen, sind aber nicht das Gleiche. Die Workflow-Management-Systeme ermöglichen es Prozesse teilweise oder vollständig zu automatisieren. Ein Beispiel für ein solches System ist Camunda (https://camunda.com/de/). Hier können Kunden, Prozessmanager und Programmierer zusammen an einem Prozess arbeiten und Arbeitsschritte durch Technologie ändern oder ersetzen.

Psychologie

Prozessmanagement hat eine große psychologische Komponente. Die Mitarbeiter hängen meist am Bekannten und möchten keine Änderung ihrer Prozesse, mögen sie auch noch so innovativ sein. Oft schwingt die Angst mit, dass die Fachkräfte durch Automatisierung, Wissensweitergabe oder Vereinfachung der Prozesse ihren Arbeitsplatz verlieren könnten. Dieser Angst sollten Sie aktiv begegnen und vorab zum Beispiel höherwertige und damit besser bezahlte Aufgaben in Aussicht stellen. Natürlich können Sie auch versichern, dass es keinen Stellenabbau geben wird.

Ihre Mitarbeiter werden ihr Wissen viel offener teilen, sofern sie ebenfalls das Gefühl von Transparenz und Sicherheit haben.

Fazit

Die Grundlage unserer Ideen sind Prozesse. Die Arbeitsschritte eines Prozesses lassen sich komplett oder teilweise mit Technologien unterstützen oder ersetzen. Die Innovation unserer Ideen liegt darin einen Prozess zu verbessern, zu verändern oder auf andere Branchen zu adaptieren.

Automatisierung ist die Königsdisziplin des Prozessmanagements. Dafür eignen sich insbesondere Workflow-Management-Systeme. Ein Workflow ist die vollständige oder teilweise Automatisierung eines Geschäftsprozesses, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben nach bestimmten Verfahrensregeln von einem Beteiligten an einen anderen weitergegeben werden.