Wer hat Angst vorm Projektmanagement? Und wenn die Deadline kommt? Dann machen wir es agil.
Seien wir ehrlich, bei den meisten Menschen kommen nicht unbedingt Glücksgefühle auf, wenn sie Projektleiter werden. Bei dem Begriff Projekt denken wir eventuell an lange Besprechungen, unklare Ziele oder einer Menge zusätzlicher Arbeit.
Leider ist der Zweck eines Projektes oft komplett verkannt, weil alles als Projekt bezeichnet wird. Ein Projekt soll aber ein großes, komplexes Vorhaben in beherrschbare, kleinere Abschnitte aufteilen.
Die Komplexität beherrschen
Nehmen wir einen Hausbau. Die wenigsten Menschen wüssten aus dem Stehgreif alle Schritte für den Bau. Für das klassische Projektmanagement ist dieses Beispiel gern genommen.
Die Planung einer neuen Anwendung ist ebenfalls kein einfaches Unterfangen. Die Programmierung von Anwendungen liegt mir mehr als der Häuserbau, deshalb steigen wir damit ein.
Meine Kunden kommen meistens nur mit einer Idee. Nehmen wir an wir wollen eine Jobbörse für Nebenjobs aufbauen. Wir schauen uns ein mögliches Vorgehen an.
Den Anfang finden
Jeder Projektleiter definiert seinen eigenen Weg, ein Projekt anzugehen. Für mich liegt das Hauptaugenmerk auf Kommunikation. Sowohl mit dem Kunden, als auch mit dem Projektteam.
Wenn wir mit einer Idee starten, müssen wir uns im Klaren sein, wohin wir wollen. Die Projektplanung stellt den Weg dar, der uns an unser Ziel bringt. Sinnbildlich ist das Projektmanagement das Navigationssystem und die Idee unsere Zieladresse.
Der Beginn unseres Projektes startet somit bei der Frage: Was wollen wir erreichen? Hier gibt es je nach Projekt unterschiedliche Herangehensweisen. Ein oft gemachter Fehler an dieser Stelle: Wir schließen von uns auf andere. Damit kommen wir zum nächsten Thema.
Mehrwerte definieren und bewerben
Wir finden unsere Idee großartig. Doch wie sieht es mit der restlichen Welt aus? Egal, ob unsere Idee eine Dienstleistung oder ein Produkt ist, wir haben Menschen die unsere Zielgruppe sind. Das kann eine Verbesserung von internen Prozessen sein oder ein Produkt für die Öffentlichkeit.
Diese Menschen definieren Ihr Endergebnis. Natürlich können Sie Ihre Idee vorantreiben oder nur mit Ihren Vorstellungen umsetzen. Die Gefahr zu Scheitern ist dann aber sehr groß. Ihr Produkt wird sich nicht verkaufen, sofern der Mehrwert für die Kunden fehlt.
Nehmen Sie Anforderungen, Anmerkungen und Wünsche frühestmöglich auf. Fragen Sie so viele Personen Ihrer Zielgruppe wie möglich. Jedes Feedback schärft unsere Ideen und macht das Ergebnis besser.
Arbeiten Sie bei der Umsetzung eng mit Ihrer Zielgruppe zusammen. Sie brauchen keine Angst vor Ideenklau zu haben, die meisten Menschen freuen sich einfach ein fertiges Produkt zu erhalten.
Bewerten Sie alle Anforderungen
Die Bewertung von Anforderungen kommt als nächster Schritt. Wir finden die Anforderungsanalyse im agilen und klassischen Projektmanagement wieder. Anforderungen beschreiben was unsere Dienstleistung oder unser Produkt beinhaltet. Zum Beispiel „Am Ende des Projektes soll die Anwendung über eine Möglichkeit der Benutzerregistrierung verfügen. Die Felder Name, E-Mail-Adresse und Passwort müssen zwingend gefüllt werden“. Die Bewertung mit Muss, Soll und Kann ist abseits von einer guten Zieldefinition wichtig.
Üblicherweise werden Ausschlusskriterien als „Muss“ festgelegt. Die Bezeichnung Ausschlusskriterien beschreibt Anforderungen die auf jeden Fall in der Anwendung enthalten sein müssen. Ansonsten ist ein Einsatz nicht möglich. Wir können diese auch als Mindest-Anforderungen sehen.
„Soll“-Anforderungen sind Inhalte die sehr nützlich sind aber ohne die unser Projekt-Ergebnis trotzdem nutzbar ist. Üblicherweise haben „Soll“-Anforderungen eine Gewichtung. Die eine Anforderung wird stärker als eine andere gebraucht.
„Kann“-Anforderungen sind ganz nett aber haben keine wirkliche Relevanz. Sie werden nicht bewertet und nur bei einem kompletten Gleichstand zweier Anbieter oder für die eigene Umsetzung zu Rate gezogen.
Mit der Anforderungsanalyse haben wir eine tolle Möglichkeit der Priorisierung. Sie hilft uns alles an einem Ort zu sammeln und methodisch vor zu gehen.
Zusammenfassung
Der Start im Projektmanagement ist das Fundament unserer Projekte. Erfolgreiche Projekte entstehen durch eine gute Vorbereitung. Wenn die Basis nicht stimmt werden die Projekte sehr wahrscheinlich scheitern oder unzufriedenstellend ablaufen.
Der Mehrwert unserer Idee muss zusammen mit unserer Zielgruppe definiert werden. Dafür sammeln wir Anforderungen unserer Kunden und bewerten diese, um eine Priorität zu entwickeln.