Wie bei jedem Buzz-Word ist es auch bei der Digitalisierung schwer einen Anfang zu finden. Das Wort Digitalisierung hat unterschiedliche Bedeutungen je nachdem in welchem Kontext wir uns befinden. In meinem Alltag wird damit die Unterstützung von Prozessen (Arbeitsschritten) durch Technik beschrieben. Gerade zu Beginn der Karriere ist oft nicht klar wie die Digitalisierung in einer Behörde oder einem Unternehmen gefördert werden kann. Das schauen wir uns nun zusammen an.
Unsere Fallstudie: Bestellprozess von Restaurants
Digitalisierungsprojekte starten immer mit einer Anfrage oder einer Idee. Damit wir an einem praktischen Beispiel erklären können, gründen wir die Einhornschmiede. Unser Startup möchte gerne eine Web-Anwendung aufbauen, um die Bestellprozesse für ein Restaurant zu automatisieren.
Momentan rufen die Kunden bei den Restaurants an und geben ihre Bestellungen durch. Der Mitarbeiter schreibt die gewünschten Speisen auf und gibt den Zettel an die Küche. Die Zubereitung startet und nach der Fertigstellung und Lieferung an den Kunden, erhält das Restaurant das Geld.
Das Startup nimmt diesen Prozess auf und analysiert die Schwachstellen.
Schwachstellenanalyse
Warum schauen wir uns die Schwachstellen an? Nun, die Schwachstellen im Prozess stellen das Verbesserungspotential dar. Es handelt sich dabei um den Mehrwert der entsteht, wenn die Schwachstellen behoben werden. Die Analyse kann nur mit dem Kunden (dem Restaurant) zusammen erfolgen. Identifizierte Schwachstellen:
- Kunden geben falsche Bestellungen aus Spaß auf.
- Der Mitarbeiter verliert Zeit beim entgegennehmen von Bestellungen.
- Die Küche fängt erst an zu arbeiten wenn die Bestellung weitergeleitet wird. Das kann je nach Auftragsvolumen aufgrund von großen Laufwegen länger dauern.
- Der handschriftliche Zettel sorgt oft für Nachfragen.
- Die Lieferungen werden einzeln und nicht gesammelt nach Lieferorten angefahren.
Manche Schwachstellen sind eventuell gewünscht. Sie dienen der Kundenbindung oder haben sich als besondere Dienstleistung etabliert. Eine telefonische Bestellannahme kann beispielsweise gerade für Bestandskunden mit Flyern interessant sein. Personen ohne Informatik-Wissen oder Smartphone können davon ebenfalls profitieren. Der Bestellprozess wird somit ergänzt und nicht ersetzt.
Digitalisierungs-Brainstorming
Für die Ideensammlung (Brainstorming) nutze ich gerne eine MindMap (Gedankenkarte). Eine Mindmap besitzt den Charme alle Gedanken ohne Wertung sammeln zu können. Wir schreiben hier jede Idee auf, egal wie unwahrscheinlich eine Umsetzung ist.
Mit der Methode sammeln wir Ideen Wir transferieren Schwachstellen in Mehrwert. Das Startup als Berater von außerhalb kann hier eine große Hilfe bieten. Menschen neigen dazu betriebsblind zu werden und bekannte Probleme auszublenden.
Nachdem wir mehrere Ideen gesammelt haben bringen wir Struktur hinein. Wir schreiben uns die einzelnen ausformulierten Ideen in eine Word-Datei. Danach recherchieren wir zu jeder Idee die Machbarkeit und die Kosten. Im obigen Fall würde das Startup die Programmierung der Lösung berechnen und ein Angebot unterbreiten. Dabei ist es üblich Funktionalitäten mit einem Preisschild zu versehen. Unterschiedliche Ausbaustufen können in verschiedene Angebote aufgeschlüsselt werden.
Lösungsauswahl für unsere Digitalisierung
Das Restaurant kann nun entscheiden, ob es den Bestellprozess mit einer Software umsetzen lässt. Die Schwachstellen-Kosten des internen Prozesses stellen wir den Entwicklungskosten gegenüber. Nun schauen wir wieviel Zeit benötigt wird, bis sich die Entwicklung amortisiert. Eine Investition kann sehr schnell lohnend sein, sofern alle Prozess-Kosten ehrlich aufgeschlüsselt und mit der neuen Lösung verglichen werden.
Fazit für die Digitalisierung
Die Digitalisierung lebt von der ehrlichen Sicht auf die eigenen Arbeitsprozesse. Egal wo wir hinschauen, überall gibt es das Potenzial Verbesserungen vorzunehmen. Viele unserer täglichen Aufgaben können durch Technik unterstützt werden. Teilweise können wir die Tätigkeiten voll automatisieren. Es lohnt sich also die eigenen Prozesse zu durchleuchten und aufgeschlossen für Neues zu bleiben.